Смета 2007. Справочное руководство пользователя.

 
 

Создание документа Акт КС-2.

Создание документа "Акт о приёмке выполненных работ".

Акт КС-2 создаётся на основе имеющейся в текущей рабочей книге Сметы. Как вы знаете, в рабочей книге может быть одна или несколько Смет, относящихся к одному Договору. На основе каждой Сметы может быть создан один или несколько (в случае поэтапного закрытия) Актов КС-2. Программой не предусмотрена возможность создания Акта КС-2, объединяющего в себе работы из разных Смет.

Итак, чтобы создать Акт о приёмке выполненных работ, необходимо активировать исходную Смету, т.е. кликнув на соответствующем ярлычке, перейти на лист рабочей книги, содержащий Смету, на основе которой вы собираетесь создать Акт КС-2.

 

Активировать лист Смета

 

При переходе на лист типа "Смета", соответствующим образом изменится набор кнопок на вкладке "Смета 2007" ленты Excel, в частности станет доступна группа команд, применимых к документу Смета и в их числе кнопка "Создать КС-2".

 

Кликните на кнопке Создать КС-2

 

Кликните на кнопке "Создать КС-2".
После нажатия кнопки будет произведена проверка структуры исходной Сметы на наличие ошибок. Если ошибки будут найдены, исходная смета признаётся непригодной для создания Акта, о чём выводится соответствующее сообщение и процесс прерывается. (Ошибки структуры документа Смета могут возникнуть при неграмотном (некорректном) редактировании пользователем документа Смета созданного программой. При наличии подобных ошибок рекомендуется удалить лист, содержащий "испорченный" документ и сформировать его средствами программы заново, без последующего ручного редактирования).

Далее, в случае успешной проверки, производится анализ данных исходной Сметы, поиск в текущей рабочей книге возможно существующих предыдущих Актов КС-2, созданных ранее на основе этой же исходной Сметы и анализ данных этих Актов. Собранные таким образом данные используются для предварительного заполнения полей "Мастера создания Акта КС-2", окно которого и отображается далее пользователю.

Мастер создания Акта КС-2. Шаг 1.

Шаг 1 мастера создания КС-2
Мастер создания Акта выполненных работ КС-2. Шаг 1.

Рассмотрим параметры создания Акта КС-2, расположенные на 1-ом шаге Мастера.
(Установленные программой значения всех параметров, доступных в окне Мастера, можно изменить.)

Здесь можно установить номер (порядковый номер Акта в пределах одного Договора) и дату составления создаваемого Акта. Эти два параметра доступны и на 1-ом, и на 2-ом шагах Мастера.

Ниже отображена информация об исходной Смете и сумме "Итого:" по этой смете. В окне, изображённом на рисунке, Акт Кс-2 создаётся на основе Сметы №1 от 04.05.2015г. на сумму 3 133 033 рубля 45 копеек.

Ещё ниже предоставляется возможность выбрать один из трёх вариантов создания Акта выполненных работ КС-2. Рассмотрим их подробнее:

  1. Автоматически рассчитать и запроцентовать остаток.

    Как понятно из названия, при выборе этого варианта, программа будет самостоятельно определять, какой объём (количество) из каждой позиции исходной Сметы попадёт в создаваемый Акт и попадёт ли вообще.

    Этот вариант следует выбрать, если создаётся единственный или окончательный (последний при поэтапном закрытии) Акт КС-2.

    При выборе этого варианта, алгоритм вычисления объёма, который будет запроцентован в создаваемом Акте, сводится к вычислению по каждой позиции исходной Сметы "остатка", который ещё не запроцентован. Другими словами, если создаваемый Акт КС-2 - это 2-ой, 3-ий или n-ый Акт к этой Смете, то каждая позиция исходной Сметы, прежде чем попасть в создаваемый Акт, пройдёт проверку на предмет того, была ли она уже запроцентована в предыдущих Актах к этой Смете и если была, то в каком количестве. Если конкретная позиция исходной Cметы ещё не процентовалась, то она будет запроцентована полностью, на 100%, если она частично уже запроцентована - будет запроцентован "остаток", если же она уже запроцентована на все 100%, то эта позиция вообще не будет перенесена в создаваемый Акт КС-2.
    Соответственно, если создаваемый Акт - первый к этой Смете, то каждая позиция исходной Сметы будет запроцентована на 100%.

  2. Задать общий процент выполнения.

    При выборе этого варианта каждая позиция исходной Сметы будет запроцентована на указанный вами процент. Задать нужный процент следует в поле, справа от надписи "Задать общий процент выполнения".

    Только одно НО! Проверка каждой позиции на "остаток", описанная в предыдущем варианте, будет производиться всегда, при выборе любого из трёх вариантов. И, если количество, вычисленное для конкретной позиции по заданному вами проценту, окажется больше, чем вычисленный для этой позиции "остаток", то позиция будет запроцентована на "остаток", а не на заданный вами процент. Если "остаток" окажется больше, чем количество, которое задано, - будет запроцентовано столько, сколько задано!

  3. Задать процент выполнения по каждому разделу.

    Этот вариант, по аналогии с предыдущим, даёт возможность задать процент выполнения, процентуемый в создаваемом Акте, но уже по каждому разделу.

    При выборе этого варианта становится доступной для редактирования таблица, содержащая список всех разделов исходной Сметы. Для каждого раздела можно задать свой процент выполнения. Если задать для раздела процент выполнения = 0% или снять флажок в строке этого раздела, что одно и то же, то этот раздел вообще не будет запроцентован в создаваемом Акте КС-2.

    Для этого варианта, так же как и для предыдущего, в полной мере действует правило "Остатка".

 

Ещё ниже расположен флажок "Вычесть работы и ресурсы, запроцентованные в предыдущих актах" и таблица, содержащая список всех найденых в текущей рабочей книге уже существующих Актов КС-2, относящихся (созданных на основе) исходной Сметы.

Снятый флажок возле конкретного Акта, говорит о том, что расценки и ресурсы этого Акта КС-2 не будут учтены как уже запроцентованные, при вычислении "остатка", который ещё не запроцентован. Если снять галочки у всех Актов, программа создаст новый Акт КС-2 так, как будто предыдущих Актов нет вовсе. Не совсем понятно, для чего это нужно, но тем не менее такая возможность предусмотрена.

 

Мастер создания Акта КС-2. Шаг 2.

Установив настройки, влияющие на способ зоздания Акта КС-2, нажимаем кнопку "Далее >>" и переходим к шагу 2 Мастера создания Акта КС-2.

Шаг 2 мастера. Свойства КС-2
Мастер создания Акта выполненных работ КС-2. Шаг 2.

Шаг 2 Мастера - это не что иное, как окно свойств документа Акт выполненных работ КС-2 . Здесь задаются свойства создаваемого Акта, которые отображаются в "шапке" печатного документа.

Назначение представленных на этом шаге полей вполне понятно. Дадим лишь некоторые комментарии и пояснения:

  1. Поскольку нумерация Актов КС-2 происходит в рамках одного Договора, программа по умолчанию устанавливает в поле "номер Акта" номер, следующий за номером последнего по порядку Акта КС-2, вне зависимости от того, на основе какой из Смет (если их несколько) этот Акт создан.

  2. Дата составления Акта, равно как и дата окончания отчётного периода, по умолчанию устанавливаются как сегодняшняя.

  3. Дата начала отчётного периода - это: либо дата Договора, если создаваемый Акт - первый, либо, если предыдущие Акты уже есть, это дата, следующая за той, которая является датой окончания отчётного периода предыдущего Акта выполненных работ.

  4. При снятой галочке "Инвестор" строка "Инвестор" в печатном документе заполнена не будет.

  5. Чтобы в строках "Инвестор", "Заказчик", "Подрядчик" печатного документа были напечатаны только название и адрес контрагента, БЕЗ указания его телефонов, установите галочку "Не печатать телефоны контрагентов в печатной форме документа".

 

Установив все параметры и свойства создаваемого документа нажмите "Ок".
На экране появится чисый лист с надписью:
Идёт построение Акта КС-2.
Пожалуйста ждите! Это может занять 1-2 минуты...

Действительно, создание Акта КС-2 занимает какое-то время. Это время напрямую зависит от количества строк в исходной Смете, количества уже существующих Актов КС-2, которые нужно анализировать, ну и конечно, от производительности Вашего компьютера.

В случае успешного создания Акта КС-2, Вы увидите созданный Акт выполненных работ КС-2, в случае какой-либо ошибки - сообщение о том, что произошла ошибка и создать Акт не удалось.

 

Правка (редактирование) Акта КС-2.

В случае создания единственного или окончательного (при поэтапном закрытии) Акта КС-2 программа всё сделает сама, т.е. запроцентует на 100% или высчитает по каждой позиции "остаток" и создаст Акт именно на этот "остаток".

В случае создания промежуточного Акта КС-2 (частичного закрытия работ), программой конечно предусмотрена возможность создать процентовку на 20, 30 или 60%, но в жизни, как правило, так не бывает, а скорее наоборот, необходимо запоцентовать каждую позицию на определённый объём, какую-то больше, какую-то меньше, а какую-то позицию и вовсе оставить на следующий этап. В этом случае следует создавать Акт КС-2 на "остаток" (по первому варианту) и после этого редактировать созданный документ вручную, изменяя соответствующим образом количество каждой позиции, а возможно и вовсе удаляя некоторые позиции или даже целые разделы.

О том как правильно вручную "доработать"  созданный Акт КС-2 читайте на странице
Установка свойств и редактирование Акта КС-2.

 
 
Проход по ссылкам навигации Суббота, 25 ноября 2017 г.