Тел: +7 9О3 286 67 14

Смета 2007. Справочное руководство пользователя.

Главная Проход по ссылкам навигации >> Справочное руководство >> Документ "Заявка на материалы"
 
 

Документ Заявка на материалы

Пропустить Навигационные Ссылки.

Документ "Заявка на материалы".

В программе Смета 2007 версии 9.0.0.0 появился новый модуль, предназначенный для создания одноимённого документа - "Заявка на материалы".

Заявка на материалы - это документ, направляемый поставщику с целью получить от него коммерческое предложение по данному списку материалов или, если цены этого поставщика известны и устраивают - Счёт на оплату.

Данный модуль позволяет создавать заявку на материалы на основе любого списка материалов в любом файле Excel, в том числе на основе документов, не известных программе Смета 2007!

Документ "Заявка на материалы"
Рис.1 - Документ "Заявка на материалы"

 

Как видно из рис.1 и рис.3, документ содержит все необходимые поставщику данные: список материалов и их количество, способ, адрес и планируемую дату доставки или самовывоза, контактное лицо, его телефон и email, а так же реквизиты покупателя, необходимые для выставления Счёта на оплату.

Кстати, перед отправкой поставщику цены на материалы, конечно, следует удалить. Это можно сделать как в самом документе (рис.1), так и в окне "Свойства документа" (рис.3), непосредственно перед формированием заявки.

Очевидно, чтобы реквизиты покупателя, в данном случае ООО СК "Подрядчик", были полностью выведены в печатной форме документа, они предварительно должны быть корректно заполнены для этого контрагента в модуле Справочник контрагентов.

Аналогично, контактное лицо и его контактные данные предварительно должны быть добавлены в Справочник сотрудников.
Важно! Из всех контактов сотрудника, сохранённых для него в справочнике сотрудников, для подстановки в документ будут отобраны только телефон и email, помеченные ярлыком "рабочий"!

 

Создание документа "Заявка на материалы".

Модуль может создать Заявку на материалы на основе любого документа, содержащего некий список материалов.

Если "исходным" документом является один из документов, известных программе "Смета 2007", например: Дефектовка, Смета, Акт КС-2, Список материалов, то для создания Заявки на материалы нужно выделить  строки, содержащие материалы, которые должны попасть в Заявку и кликнуть на соответствующей кнопке:

Документ "Заявка на материалы"
Рис.2 - Исходный документ - документ"Дефектовка".

 

В данном случае (рис.2) в заявку будут отобраны 4 строки, выделенные в исходном документе "Дефектовка": строки под номерами: 29, 32, 33 и 34!

Документ "Заявка на материалы"
Рис.3 - Окно свойств документа "Заявка на материалы"..

 

Если среди выделенных строк окажутся строки, содержащие одинаковые материалы, эти строки будут сгруппированы, т.е. объединены в одну, а их количества - просуммированы!

В исходных документах Дефектовка, Смета, Акт КС-2, можно выделять в качестве источника строк все строки подряд, не выбирая только ресурсы. Модуль сам отсортирует исходный диапазон строк и выберет для заполнения заявки из всех выделенных строк только строки типа "материал" и "механизм", игнорируя строки типа "расценка", "итого по разделу" и все прочие.

Кроме того, набор строк, отобранных из исходного документа, можно редактировать непосредственно в окне "Заявка на материалы" (рис.3). Можно удалить лишние или добавить недостающие строки, используя соответствующие кнопки на панели инструментов, расположенной в этом окне непосредственно над таблицей списка материалов.

Назначение кнопки "Загрузить из..."

Заполнить таблицу в окне "Заявка на материалы" списком ресурсов можно из любого документа Excel, в котором такой список существует.

Для этого нужно открыть этот "исходный" документ (лист Excel), чтобы он отображался на экране монитора и нажать кнопку "Создать заявку на материалы". Откроется окно "Заявка на материалы", однако таблица списка материалов будет пустой.

Чтобы загрузить список материалов из листа Excel, отображённого в этот момент на экране, нажмите кнопку "Загрузить из ..." (см. рис.3). В результате откроется окно, в котором нужно будет указать программе, из каких столбцов и строк "исходного" документа следует загружать данные.

Документ "Заявка на материалы"
Рис.4 - Окно настройки импорта строк..

 

В этом окне следует указать буквы, обозначающие столбцы исходного листа Excel, из которых программа должна загружать, соответственно, наименования материалов, их количество, единицы измерения и цену.

Для самой возможности загрузки данных необходимо обязательно указать хотя бы столбец, в котором содержатся наименования материалов. Соответствие остальныех столбцов можно не указывать. Эти данные можно будет установить вручную в окне "Заявка на материалы" или в самом документе после его создания.

Что касается строк - тоже всё понятно: данные будут загружаться либо из строк, которые вы предварительно выделили, либо из строк, диапазон которые вы укажете в окне "Заявка на материалы", указав номер первой и последней строки, содержащие загружаемый список материалов.

Если НЕ установить галочку "Добавить к уже существующим", то список материалов, который ранее, возможно, уже был загружен в таблицу окна "Заявка на материалы", будет заменён списком, который вы хотите добавить из текущего листа Excel.

 

Шаблон документа "Заявка на материалы".

Документ "Заявка на материалы", как и некоторые другие документы, формируемые программой, создаётся на основе шаблона. Шаблон - это разработанный специально для создания этого документа файл Excel c расширением .xltx.

Файл шаблона Заявка на материалы.xltx поставляется с программой Смета 2007 и при первом запуске Excel после установки программы (установки обновления до версии 9.0.0.0), распаковывается в папку (по умолчанию): C:/Пользователи/[имя пользователя]/Документы/Смета 2007/templates/DocTemplates/

В этой же папке находятся также и шаблоны других документов, создаваемых программой Смета 2007, кроме шаблонов договоров и дополнительных соглашений. (Для их хранения предусмотрены другие папки).

Папка расположения шаблонов документов
Рис.5 - Папка ~/Документы/Смета 2007/templates/DocTemplates/..

 

Папку, где хранятся шаблоны документов, можно посмотреть (настроить, изменить) в окне "Параметры" в разделе "Шаблоны документов":

Окно "Параметры", раздел "Шаблоны документов".
Рис.6 - Окно "Параметры", раздел "Шаблоны документов"..

 

А сам шаблон, который будет использоваться программой для создания документа - в разделе "Заявка на материалы":

Окно "Параметры", раздел "Заявка на материалы"
Рис.7 - Окно "Параметры", раздел "Заявка на материалы"..

 

Все шаблоны, используемые программой Смета 2007 для создания документов, всегда можно скачать на сайте программы на странице Скачать шаблоны документов.

 
 
Проход по ссылкам навигации Четверг, 22 октября 2020 г.